5o Módulo – Fluxo de trabalho (Outubro, 2017)

4o Módulo – Marketing e Redes (Setembro, 2017)
15 de setembro de 2017
Nascimento Valentina – 03/01/2016
16 de fevereiro de 2018

02.10

Boa noite, doulas queridas!

Neste módulo compartilho um pouco sobre a dinâmica do fluxo de trabalho como doula, intra e extra parto, afim de otimizar o tempo, organizar-se mais facilmente e não deixar nenhum detalhe de fora desde o primeiro contato que temos com nossas clientes ao contato de pós parto e periódicos / anuais.

No trabalho extra-parto, vocês perceberam no módulo passado que as pessoas conheçam cada vez mais sobre seu trabalho e você vá criando uma boa reputação ao longo da sua carreira, é importante estar e “anunciar “(direta ou indiretamente) on-line e, embora o trabalho de doula seja muito particular, existem algumas ferramentas que podem atender bem a empresas de serviços e profissionais autônomos.

Primeiro contato

A partir do momento que uma gestante ou casal entra em contato, seja por e-mail, telefone ou mensagem, você pode ter pronta uma mensagem padrão (a ser personalizada para aquele contato) para explicar brevemente sobre seu trabalho e sugerir que agendem uma consulta presencial. Neste momento você também pode já atualizar uma planilha de contatos (como o modelo “Rede de Contato “que adquiriram com a Conferência), onde você anotará todas as pessoas que entram em contato com você e poderá depois retomar aquelas que “sumiram”, fazer estatísticas e entender de onde estão vindo estas gestantes e etc.

Agendador de consultas

Essas ferramentas podem reduzir enormemente o tempo de administração da agenda, deixando-lhe mais tempo para se concentrar em redes ou trabalhar com as clientes. Ter alguma automação pode até ajudá-la a manter contato com potenciais clientes enquanto você está em partos ou se recuperando deles. Você pode criar uma agenda compartilhada com todos os seus horários disponíveis e oferecer a opção de escolher entre entrevista, sessão pré parto ou visita pós parto de acordo com a sua disponibilidade (você pode facilmente alterar os períodos de atendimento respeitando seus compromissos pessoais).

Eu gosto de usar Acuity, que oferece uma versão gratuita (para alguns dos recursos adicionais você precisará se inscrever em uma conta paga).

Ferramenta de E-mail Marketing

Existem várias ferramentas para automatização de envio de e-mails e de criação de mailing. Eu particularmente uso e indico o Mailchimp. Você pode montar um mailing com todos os seus contatos e separar em listas por perfil (douladas, ex-douladas, amigos, família, etc.); pode manter uma “fila” de e-mails pronta e também desenvolver e enviar newsletters caso mantenha um blog ou queira fazer contatos periódicos com a sua lista.

Atualização de Mídia social pré-agendada

Se você tem uma página ou grupo no Facebook, poderá programar atualizações e compartilhar conteúdo relevante regularmente. Isso facilitará MUITO o trabalho! Programar seu conteúdo pode impedir que você perca o tempo que seria melhor gasto trabalhando, dormindo ou fazendo várias coisas. Você pode ter certeza de que, se você estiver em três partos seguidos, ainda haverá artigos e atualizações.

Claro que ainda assim você precisará verificar suas redes sociais e se envolver com seu público, mas agendar informações para compartilhar é uma jogada inteligente que ajuda você a ter uma presença consistente sem que você tenha que estar online 24 horas por semana, 7 dias por semana.

Existem inúmeras outras formas de automatizar diferentes facetas do seu negócio, mas o que eu compartilhei acima pode ajuda-la a começar.

Na próxima semana falaremos sobre o fluxo de trabalho depois que conseguimos captar a cliente e já somos a doula escolhida (ficha da gestante, questionário, assinatura de contrato, etc) e na semana seguinte sobre o fluxo de trabalho de parto propriamente dito 😉

09.10

Depois de receber a feliz notícia de ter sido escolhida para doular uma mulher, eu geralmente costumo responder em uma MENSAGEM DE ACEITE também mais ou menos pré redigida (a qual vou personalizar), mais ou menos assim:

“Querida Doulada,

Fico muito feliz pela oportunidade de acompanhá-la neste momento tão importante da vida e espero poder contribuir com a sua experiência de parto! Fique à vontade para entrar em contato sempre que precisar (mensagens não urgentes eu procuro responder sempre pelas manhãs). Sugiro agendarmos nossas sessões pré parto já no último trimestre, vocês podem ver minha disponibilidade de horários aqui (link). Aproveito para te encaminhar o nosso CONTRATO, o qual levarei impresso em nosso próximo encontro. Se tiver alguma dúvida não hesite em perguntar ;). (você pode usar um formulário do Google Forms, por exemplo). Um beijo e seguimos em contato!”

Ao mesmo tempo já crio uma “FICHA DA GESTANTE”, com os seguintes dados: Nome, nascimento, parceiro, nome do bebê, data provável de parto, endereço, telefones de contato, email, equipe, local e preferências, que carrego sempre comigo em minha bolsa de doula. Estes mesmos dados já preencho em uma planilha do EXCEL DE CADASTRO DOULADAS onde mantenho as informações de todas as douladas (inclusive minhas anotações de como foi o parto, depois) – isso é BEM interessante para gerar estatísticas, super recomendo que mantenham estes registros!

Eu sugiro um plano de acompanhamento que tenhamos, no mínimo, duas sessões pré parto e acredito que seja suficiente para abordar os temas mais fundamentais da preparação para o parto. Claro que se podemos fazer um trabalho mais profundo e contínuo, melhor ainda, mas quando temos apenas essas duas sessões eu costumo dividir de forma que no primeiro encontro abordamos os aspectos mais teóricos como: Fisiologia do Nascimento, Sinais do Trabalho de Parto, Fases do Trabalho de Parto, Plano de Parto e, no segundo encontro, a parte mais prática como Preparação do Ambiente, Recursos Naturais do Alívio da Dor, Papel do Acompanhante, Logística e Dicas.

Essas são as etapas e processos que estabeleço depois de contratada pela gestante ou casal:

  • Mensagem de Aceite
  • Envio de Questionário e Contrato
  • Agendamento das sessões pré-parto
  • Ficha da Gestante
  • Cadastro de Douladas
  • 1a sessão TEORIA (com assinatura do contrato)
  • 2a sessão PRÁTICA

Quando a gente começa a atender com mais frequência estes processos são muito imporantes para que a gente tenha um fluxo de trabalho já automático e não nos exija tanta energia e tempo. Espero que seja útil para elaborarem a rotina de vocês 😉

Falando nisso: tem alguém aqui comigo? Vocês tem acessado os materiais que venho disponibilizando? rs

16.10

Embora o fluxo de trabalho de uma doula quando começa um parto seja EXTREMAMENTE particular de cada uma, gostaria de colocar algumas questões e, novamente, contar como eu costumo fazer para que possa servir de inspiração a alguma de vocês.

Combino com o casal que estaremos conectados pelo WhatsApp (procuro ser muito clara quanto aos limites de horários / prazos de resposta), mas peço que, quando for trabalho de parto, por favor me contactem por TELEFONE se eu demorar a responder mensagem! Dessa forma, acontecem muitas conversas sobre os primeiros sinais, sobre pródromos, medidas de conforto enquanto não engrena de vez e etc… Eu evito ficar contactando o resto da equipe (parteiras ou obsetras) quando não confirmado ainda o trabalho de parto (sempre sugiro que as gestantes contactem a equipe técnica sobre qualquer dúvida relacionada a saúde), mas quando o parto engrena ou quando me solicitam em suas casas, sempre mando uma MENSAGEM PARA A EQUIPE para avisar que fui solicitada. Depois mantenho “relatórios” de tempos em tempos.

Já deixo sempre a minha bolsa completa e itens higienizados (faço isso sempre no dia ou dia seguinte de um parto!) e a pastinha com as fichas das gestantes no carro. SIGO PARA O PARTO.

Embora eu ajude-os a entender o momento de chamar a parteira ou de seguir para o hospital, eu também deixo muito claro que essa será uma decisão deles, quando quer que achem estas ações necessárias. Fico em casa quando também estou me sentindo segura quanto ao andamento do parto, mas qualquer dúvida, insegurança, sinal diferente, prefiro sugerir que SIGAMOS PARA O HOSPITAL.

Ao chegarmos no hospital busco ir contando para o marido (ou acompanhante) o passo-a-passo do que vai acontecer, deixo-o em contato comigo por celular se temos que nos afastar, mas não saio de perto da mulher em quase que situação nenhuma. Estou sempre focada nela e em suas necessidades – especialmente de que ela se sinta minimamente confortável, respeitada e com privacidade.

Quando o bebê nasce me afasto e busco ficar MUITO em silêncio, contemplando a nova família, ainda disponível, ao lado, mas bem “low profile”. Depois de dequitada placenta, revisado o canal de parto, primeira mamada acontecendo, me dispeço da família e VOU EMBORA.

Mando uma MENSAGEM NO DIA SEGUINTE para saber como eles estão se recuperando e perguntando se precisam de algo e reafirmando minha disponibilidade para eles. Peço que me avisem quando estiverem em casa e possam me receber. Sugiro que a sessão pós parto aconteça entre 3 dias e 1 semana do nascimento, mas deixo em aberto para o momento que eles se sentirem mais a vontade (não excedendo 40 dias pós parto! Se não tem gente que não marca nunca, né? Se isso acontece, considero que dispensaram a visita).

Na VISITA PÓS PARTO tento perceber bem a puérpera e o bebê e faço encaminhamentos sempre que sinto necessário, não acumulando responsabilidades (ou expectativas) futuras para mim como amamentação, banho, emoções, etc. Busco fazer uma visita não demorada também pois sabemos que a mulher precisa de descanso. Ofereço uma massagem nos pés quando sinto que há muita exaustão <3

Depois deste último encontro me programo para fazer CONTATOS ao primeiro mês, 9 meses e um ano e, depois, anualmente mandando os parabéns!

 

2 Comentários

  1. Super boas essas dicas Raquel, obrigada! Particularmente funciono muito melhor se tenho um fluxo de trabalho definido.

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